أصدر أمين محافظة جدة صالح بن علي التركي تعميماً بوقف تداول المعاملات الورقية داخل الأمانة والموافقة على التعاملات الإلكترونية اعتباراً من يوم الأحد (16/4/1440 هـ) باستثناء المطالبات المالية (كشوف – ضمان بنكي – شيكات). .
صدر التعميم تماشيا مع قرار الحكومة بشأن الموافقة على ضوابط تطبيق المعاملات الإلكترونية ووفقا للائحة التنفيذية لنظام التعاملات الإلكترونية الصادرة عن وزارة الاتصالات وتقنية المعلومات والتي تحدد آليات تخزين و عرض السجلات والبيانات الإلكترونية.
تضمن التعميم الموافقة على التوقيع الإلكتروني للرسائل في نظام الاتصالات الإدارية ، واعتماد السجل الإلكتروني ، وتفعيل قسم الأرشفة الوسيطة في إدارة الأرشفة الإلكترونية ، والتي تعنى بالحفاظ على القاعدة الورقية للمعاملات والتعامل معها. الطلبات الورقية مع القسم.
تعمل الإدارة العامة للاتصالات الإدارية والأرشفة الإلكترونية على تصدير نسخة من المعاملة إلى الغير ، مع إرفاق مستند ورقي بناءً على طلب الإدارات المعنية ، بالإضافة إلى تضمين نماذج الخطابات المحدثة في النظام الإلكتروني حسب طلب الإدارات. ، بالإضافة إلى إخطار المستلمين برسالة نصية بإنشاء أو تصدير معاملات في نظام الاتصالات الإدارية.
وبناء على التعميم الصادر لموظفي الأمانة العامة ؛ بدأت الإدارة العامة للاتصالات الإدارية والأرشفة الإلكترونية اليوم تنظيم دورات تدريبية وورش عمل تهدف إلى نشر المعرفة. من أجل شرح آليات تطبيق النظام ؛ حيث تم إضافة وظائف وخصائص إلى نظام الاتصالات الإدارية لتحقيق التوجيه للمعاملات الإلكترونية وتنفيذ مبادئ ومفاهيم الأمانة اللاورقية لجميع موظفي أمانة محافظة جدة.