قد يكون إرسال بريد إلكتروني عملاً روتينيًا ، لكن رسائل البريد الإلكتروني تعكس شخصية المرسل والطريقة التي تتعامل بها مع الأشخاص ، خاصة وأن معظم الوقت نرسل رسائل بريد إلكتروني إلى أشخاص لا نعرفهم شخصيًا ، لذا ستكون الرسالة سببًا لتشكيل صورتهم عنا ، وهذا هو سبب وجود آداب البريد الإلكتروني
اختصر ما تريد قوله في سطر الموضوع ، خاصة إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا ترويجيًا. لا يفتح معظم المستخدمين جميع الرسائل التي يتلقونها. لا ترسل أبدًا رسالة بدون عنوان أو رسالة تحتوي على عنوان غامض.يساعد العنوان المستلم في الحصول على رسالتك متى شاء ويشير أيضًا إلى اهتمامك بالتفاصيل.
يجب أن يسبق اسم المرسل إليه كلمة “السيد / السيدة”. يجب التحقق من اسم المرسل جيدًا ، لأنه لا يوجد شيء مزعج أكثر من خطأ في أسماء الأشخاص.
إذا كان البريد الإلكتروني عبارة عن عمل ، فتأكد من اتباع تنسيق الشركة. لكل شركة تنسيقها الخاص بكتابة البريد الإلكتروني ، بما في ذلك الألوان والنوع وحجم الخط. أيضًا ، لا تنسَ تسجيل اسمك وذكر اسمك ووظيفتك و رقم الهاتف.
يجب أن تتضمن جميع رسائل البريد الإلكتروني تحية وخاتمة ، ويجب أن يكون موضوع الرسالة بينهما.
بعد الكتابة ، تحقق من الرسالة. قد يحتوي على أخطاء نحوية ونحوية يجب التحقق منها. يمكن أن يؤدي إهمال القيام بذلك إلى شعور المستلم بأنك غير مهتم به.
عند الطلب ، استخدم كلمات مثل من فضلك وشكرًا ، لأن هذه العبارات لها تأثير إيجابي على متلقي الرسالة.
شاهد أيضا آداب لغة الجسد ، آداب الجامعة ، لبس ملصق ذهبي
اجعل الرسالة قصيرة قدر الإمكان لأن المستلم لديه أعمال ورسائل أخرى. من الأفضل أن يكون حديثك دقيقًا ومباشرًا دون مقدمات غير ضرورية وتأكد من توضيح جميع النقاط حتى لا يتطلب الأمر الكثير من التواصل للتوضيح. تفاصيل.
اجعل الرسالة قصيرة قدر الإمكان لأن المستلم لديه أعمال ورسائل أخرى. من الأفضل أن يكون حديثك دقيقًا ومباشرًا دون مقدمات غير ضرورية وتأكد من توضيح جميع النقاط حتى لا يتطلب الأمر الكثير من التواصل للتوضيح. تفاصيل.
بالنسبة للمرفقات ، يجب أن تكون مضغوطة وصغيرة الحجم ، ويشير اسمها إلى محتواها (مثال: تقرير إجازة الموظف لعام 2017) في حال كان حجم الملف كبيرًا أو كان عدد الملفات أكثر من اثنين ، قم بتحميلها على ملف واحد من مواقع تحميل الملف ووضع رابط لها في بريدك الإلكتروني.
لا تكتب بريدًا إلكترونيًا عندما تكون غاضبًا لتجنب سوء الفهم.في حالة إرسال بريد إلكتروني للشكوى ، فمن الأفضل الوصول مباشرة إلى النقطة واستخدام الكلمات المناسبة.
لا تستخدم علامات التعجب وعلامات الاستفهام بشكل مفرط لأن هذا يدل على نقص الاحتراف ، ولكن علامة واحدة كافية.
في حالة عدم تلقيك ردًا ، انتظر وقتًا مناسبًا ثم أرسل الرسالة مرة أخرى. كما قلنا بالفعل ، هناك العديد من الرسائل التي يتم إرسالها يوميًا ، وليس كل الأشخاص لديهم القدرة على الرد على جميع الرسائل في وقت قصير.
لا تنس الرد على الرسائل التي تتلقاها بملاحظة شكر حتى يعرف المرسل أنك قرأت رسالته.
عند إرسال بريد إلكتروني للعمل ، من الأفضل أن تتحقق مع مشرفك بشأن بعض الجوانب الفنية قبل إرسال الرسالة ، حتى لا تضطر إلى إعادة إرسال الرسالة.
استخدام الفقرات شيء مهم في الكتابة. إذا كانت الرسالة طويلة ، فقم بتقسيمها إلى فقرات حتى تكون الرسالة ممتعة للعين ويسهل استيعابها.
لا تستخدم الخلفيات أو الخطوط الغامقة لأنك ترسل بريدًا إلكترونيًا وليس قطعة فنية