ذكرت مجلة “c’t” الألمانية أن الماسح الضوئي للوثائق يسهل تخزين البيانات الشخصية وأرشفة الملفات. بفضل تقنية التعرف على النص ، يمكن تحويل المستندات الورقية إلى ملفات PDF ، بحيث يمكن تخزين المستندات في ذاكرة الكمبيوتر والبحث عنها باستخدام الكلمات الرئيسية بدلاً من البحث الشاق في الملفات والمجلدات.
تختلف ماسحات المستندات ضوئيًا عن الأجهزة متعددة الوظائف بشكل أساسي في ميزة تغذية الأوراق ، والتي يمكنها التعامل مع المستندات السميكة جدًا أو الرفيعة جدًا ، بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لبعض الطرز مسح بطاقات العمل أو بطاقات الهوية أو بطاقات الائتمان ، لكن هذه الأجهزة غير مناسبة للمسح الضوئي ، من أجل مثال الصور.
من أجل عدم تخزين المستندات كصور في ذاكرة الكمبيوتر ، يحتاج المستخدم إلى برنامج التعرف على النص ، المعروف باسم برنامج OCR ، لتحويل الصورة الممسوحة ضوئيًا إلى مستند نصي قابل للبحث ، وتتضمن بعض الماسحات الضوئية برنامجًا إضافيًا يسمح بتصحيح القالب. ومع ذلك ، فإن التنسيق وتصحيح الألوان لا يمكن أن يحل محل حجرة للمستندات والأوراق المهمة.