أهمية التخطيط الإداري
- تساعد الخطة الإدارية على صياغة خطة عمل واضحة ، وفق معايير واضحة ، لتحقيق أهداف المنظمة بطريقة سهلة ومنظمة.
- وبالتالي توجيه طاقة المديرين والموظفين لإكمال العمل ضمن الخطة المقترحة ، والتخطيط يساعد على إيجاد حلول بديلة.
- في حالة حدوث أي طارئ في المستقبل (قد يعيق سير العمل).
- وبالتالي زيادة ثقة المديرين ويقينهم في استمرارية عملهم.
- تجعل عملية التخطيط جميع القضايا والأهداف واضحة لا لبس فيها ، مما يساعد على تحقيق الأهداف.
- دون إهدار أي قوة بشرية أو موارد مادية.
- كما يوفر للموظفين والعاملين فرصًا للابتكار والإبداع في العمل.
خطوات تخطيط الإدارة
يتكون التخطيط الإداري من عدة خطوات ، منها ما يلي:
حدد الأهداف
- يتطلب التخطيط تحديد الأهداف والغايات المراد تحقيقها ، لأنه يجعل سير العمل وتنفيذ الخطة أكثر منطقية.
- كما أنه يساعد في توجيه العمل والطاقة بشكل فعال ، ويركز الانتباه على النتيجة النهائية المراد تحقيقها.
- تحديد عدد العمالة والأجور المعروضة والوحدات المنتجة ، إلخ.
إنشاء أماكن التخطيط:
- المواقع المخططة هي رؤية لمستقبل الأحداث الكبرى ، لأنها أساس خطة الإدارة.
- حسنًا ، من حيث الإدارة ، يعرف الناس بالفعل.
- كما أنهم يتجنبون عقبات العملية والمشاكل التي قد يواجهونها.
اقترح بدائل لمسار العمل:
- من الضروري إيجاد وتقييم إجراءات بديلة لعملية العمل ، بناءً على الموارد المتاحة والأهداف المرجوة.
- وكذلك تحديد نتائجها الإيجابية والسلبية.
- فقط بعد التحقق من مزاياها وعيوبها والنتائج المتوقعة يمكن اتخاذ قرار بشأن البدائل.
إنشاء خطط الطفل:
- إنها خطط فرعية تساعد في تحقيق الخطة الرئيسية.
- كما أنها مصممة لدعم وتسريع تحقيق الخطة الرئيسية.
- تشير هذه الخطط إلى التسلسل الزمني لإكمال المهام المختلفة.
خلق بيئة تعاونية:
- من خلال إشراك المرؤوسين في عملية صنع القرار لتعزيز الثقة بينهم.
- وبالتالي خلق بيئة تعاونية.
- لأن هذا سيؤثر على الموظفين ويزيد من اهتمامهم بتنفيذ الخطة.
رصد وتقييم:
- بعد تنفيذ الخطة ، سيجري الرصد والتقييم.
- بناءً على المعلومات الواردة وآراء الموظفين المهتمين.
- حتى تتمكن الإدارة من تصحيح الخطة والتعامل معها.
ميزات التخطيط الإداري
التخطيط الإداري له الخصائص التالية:
- التخطيط هو الوظيفة الأساسية للإدارة: عملية التخطيط هي الأساس للإدارة الناجحة.
- لأنه مؤشر على كفاءة الإدارة في فترة زمنية معينة.
- التخطيط عملية فكرية: التخطيط هو الدعم الفكري والمنطقي لجميع عمليات الإدارة الأخرى.
- لأن التخطيط للعمليات الإدارية يتطلب براعة وذكاء كبير.
- التخطيط هو عملية مستمرة: إذا تم تنفيذ الخطة ، فيجب وضع خطة أخرى بعد وضع الخطة ، ويجب تنفيذ الخطة.
- يجب وضع خطة طوارئ عند حدوث حالة طوارئ في المنظمة.
- هذا يحافظ على تقدم العمل بسلاسة حتى تتمكن المنظمة من التعامل مع جميع التغييرات الممكنة للمشكلة.
- يعد التخطيط أيضًا عملية بعيدة المدى: التخطيط ليس مجرد وظيفة للإدارة العليا ، ولكنه وظيفة لجميع مستويات الإدارة في الشركة.
- حيث يتم إعداد خطة لكل مرحلة إدارية وفقاً للمهام الموكلة إليها.
- مما يساعد على تلبية المتطلبات بطريقة متكاملة لإكمال الوظيفة.
- التخطيط عملية مرنة: يجب أن تتكيف عملية التخطيط مع التغييرات وحالات الطوارئ ، وتستند الخطط الأخرى إلى التغييرات الحالية.
- وأحيانًا قد تضطر المنظمة إلى تغيير مسار عملها وجميع الخطط بشكل جذري.
- بالإضافة إلى ذلك ، فإن التخطيط هو عملية تقوم على التنبؤ بالمستقبل: يجب أن يكون لدى المنظمة رؤية وتوقعات واضحة للمستقبل.
- لذلك ، من الضروري تطوير خطة عمل تتوافق مع هذه التوقعات.
أنواع التخطيط الإداري
يمكن استخدام أنواع مختلفة من الخطط لتحديد المهام المراد تخطيطها ، وهي كالتالي:
- التخطيط التشغيلي: يصف هذا النوع من التخطيط الإدارة اليومية للشركة والأحداث اليومية التي تتعرض لها.
- يمكن أن تكون حملة تسويقية لمرة واحدة.
- هذا هو التخطيط الاستراتيجي: نوع من التخطيط الإداري الذي يصف سبب حدوث الأشياء من خلال نظرة عامة عالية المستوى على العمل بأكمله.
- الأمر الذي يؤدي إلى قرارات طويلة الأمد.
- التخطيط للطوارئ: هذا هو نوع التخطيط الذي يصف تطوير خطط الطوارئ عند حدوث مواقف غير متوقعة.
- الأمر الذي يتطلب تغييرات سريعة لمواكبة سير العمل المتواصل.
- التخطيط التكتيكي أيضًا: يدور هذا النوع من التخطيط حول الوضع المستقبلي.
- لأن هذا النوع يدعم التخطيط الاستراتيجي ويحقق المحتوى المحدد فيه.
أسباب لجوء المديرين إلى تطبيق التخطيط الإداري
يلجأ المديرون إلى تطبيق تخطيط الأعمال لعدد من الأسباب ، بما في ذلك:
- توجيه كافة المواد المتاحة لتحقيق الأهداف المشتركة ، وفي ظل عدم وجود خطط وأهداف واضحة.
- ستعمل بطريقة فوضوية وفوضوية ، بعيدًا عن المستقبل.
- التغلب على أزمة الموارد هو تحد كبير للمنظمة. أي زيادة الإنتاج باستخدام موارد بشرية ومادية ومالية محدودة.
- من خلال جمع التوقعات والتوقعات والتغيرات المحتملة وكيفية التعامل معها.
- لقد اجتزنا مرحلة عدم اليقين الجزئي والكلي في الموارد الاقتصادية.
قد يثير اهتمامك:
شروط التخطيط التجاري الناجح
- توضيح الأهداف وجعل الهدف واضحًا وصحيحًا ، وكذلك إعداد النتائج المتوقعة والجدول الزمني بدقة.
- التزام جميع المنفذين تجاه المنظمة والمخطط هو نفسه طوال عملية التخطيط.
- المعلومات والإحصائيات الصحيحة التي تعكس الواقع المتاح.
- لأن الفشل في تحقيق الهدف المنشود مرتبط بتنبؤات عشوائية مبنية على حقائق ذاتية.
- توافر الواقعية بحيث يمكن تحقيق الأهداف بشكل متسق مع البيانات الحالية في حدود الإمكانات المتاحة.
- الحرص على أن تكون كفاءة الجهاز الإداري عالية ، لذلك من الضروري الاهتمام بالعوامل البشرية.
- وهو أساس الإعداد العلمي والفني في عملية تنفيذ الخطة.
- البدائل والأولويات ، يجب تحديد الأولويات واختيار البدائل المناسبة لتنفيذ الخطة.
- مما يعني أنها ناجحة.
- البساطة: هذا لتسهيل فهم ووعي كل من ينفذ عملية التخطيط.
فوائد التخطيط الإداري
- يساعد على تحقيق الهدف المنشود.
- كما أنه يساعد في دعم التنسيق بين جميع أنواع المنظمات.
- المشاركة في دعم نمو وتطوير مهارات المدير.
- يساعد على تحقيق أفضل استثمار في العمالة والموارد المادية.
- يدعم التخطيط الإدارة في التكيف مع عوامل محددة للبيئة الخارجية.
- مثل التطور التكنولوجي وطبيعة السوق.
معوقات تخطيط الأعمال
- عندما لا تكون هناك مرونة في الخطط.
- الالتزام غير الكافي بعملية التخطيط.
- من الصعب الحصول على تنبؤات دقيقة حول المتغيرات البيئية في الأنشطة التنظيمية.
- زيادة تكاليف عملية التخطيط.
- من الصعب الحصول على معلومات موثوقة وكافية لعملية التخطيط.
- يقاوم بعض الأفراد والقادة التنفيذيين في المنظمة أحيانًا عملية التخطيط.
- لأنها عملية موجهة نحو التغيير والابتكار والتطوير.