يعتبر السكرتير التنفيذي من الوظائف الهامة والضرورية في الهيكل الإداري للشركات والمؤسسات. الشخص الذي يساعد المدير في أداء العمل ومراقبته وتنظيمه يسمى (سكرتيرة) ومن شروط أدائها أن يكون السكرتير حاصل على درجة أو دورة في أعمال السكرتارية التنفيذية. وهذا يعني القيام بالعمل المكتبي بدقة والتركيز على الإنجاز ، ويهتم السكرتير بتسجيل المعلومات والحفاظ على سر المشرف والعمل ومراقبة الإنجاز المنظم والدقيق للأعمال الإدارية والمكتبية مما يساهم في سير العمل. وتوفير الوقت والجهد في إنتاج ومهام الأمانة التنفيذية التي سنقدمها في سياق هذا المقال.
واجبات السكرتير التنفيذي
- واجبات السكرتير التنفيذي: يشمل العمل البريدي استلام وفرز البريد اليومي وعمل نسخ منه وتقديمه إلى المدير المسؤول ليقوم المدير بتوجيه البريد للموظفين وتوزيعه عليهم حسب اختصاص كل منهم وتخزين البريد وتسجيل البريد الوارد والصادر .
- تتبع المكالمات الهاتفية: يهتم السكرتير التنفيذي بإعداد دليل يسجل فيه عناوين وأرقام هواتف الشركات والعملاء ، ويتتبع المكالمات الهاتفية التي تأتي إلى المكتب ، ويتعرف على المتصل ويستفسر عن الغرض من المكالمة. تقديم الخدمة للمتصل. إذا كانت المكالمة موجهة إلى المدير ، يقوم السكرتير بتحويل المكالمة إلى المدير أو الموظف المناسب ، وإذا تم استلام المكالمات أثناء غياب المدير ، يجب على السكرتير تدوين الاتصالات سواء من المتصل أو الموضوع ، وتدوين الملاحظات اللازمة لإبلاغ المدير عند التواجد.
- تجهيز وإعداد المراسلات: يقوم السكرتير التنفيذي بتحرير وطباعة الموضوع وإبلاغ المدير به للمراجعة ومن ثم يعمل على التوقيع عليه بحيث يتم تخصيص نسخة للكتاب ومن ثم نسخ الكتاب الموقع وملاحقه إلى نسخ متعددة حسب الوجهات التي هو عليها. المقصود بها الملاحظات الداخلية والأخبار اليومية والشهرية.
- انتبه إلى تنظيم مواعيد زيارة المدير وجهات الاتصال: تسجيل أسماء وأرقام هواتف من يطلبون مقابلة المدير ثم تقديمها للمدير لترتيب الأوقات المناسبة لهذه الزيارات وإعداد المعلومات المطلوبة حول موضوع الزيارة حتى يستجيب المدير لها. لأية أسئلة واستفسارات موجهة إليه واستقبال الضيوف والترحيب بهم.
- يرصد تنظيم وتنظيم الاجتماعات التي ينظمها المدير: راقب تحضير غرفة الاجتماعات إذا كان الاجتماع في مكان العمل أو حجز غرفة اجتماعات في فندق وجمعيات مهنية ، ويراقب السكرتير عملية دعوة المشاركين لحضور الاجتماع في المكان والزمان المحددين ، أي. أن يستقبل السكرتير المدعوين للاجتماع ويجلس على يمين المدير لتدوين محضر الاجتماع وملاحظات الرئيس والنقاط المتفق عليها التي تمت مناقشتها والحلول المتفق عليها ، بحيث تكون أسماء تتم إضافة أعضاء الاجتماع وتوقيعاتهم إلى محضر الاجتماع ويتلقى كل عضو نسخة موقعة من الإجراءات.
- تتبع أسفار وتحركات المخرج: إذا كان السكرتير مهتمًا بجمع المعلومات المتعلقة بموضوع الرحلة وحجز تذكرة الطائرة وإعداد ملف عمل للمدير لمناقشته ومتابعته أثناء رحلته ، والتواصل مع الوجهة التي سيسافر إليها المدير لإبلاغها بها. وصوله وموعد وصوله وفي حالة إلغاء الزيارة والرحلة يقوم السكرتير بالاتصال برحلة المدير معذرةً الأسباب التي أدت إلى إلغاء الزيارة.
- إعداد الأرشيف والمكتبة: يشارك السكرتير التنفيذي في تنظيم وتخزين ملفات ووثائق العمل في الأدراج وخزائن الملفات الخاصة حسب تصنيفها وموضوعها ورمز الملف ، مع فهرس أرشيف لتسهيل عملية إحضار أي ملف مطلوب. من قبل المدير والموظفين عند الطلب والحاجة.
- تنظيم وتنسيق طلبات وطلبات المكتب والموظفين: متابعة أعمال الصيانة واكتشاف الأعطال على الأجهزة المكتبية مثل أجهزة الكمبيوتر والمكيفات وإعداد الطلبات الشهرية للمستلزمات المكتبية والأجهزة والأدوات التي يحتاجها الموظفون للعمل ومتابعتها ، ومتابعة استلام هذه الطلبات على اللوحة الرسمية. وتحديد مصاريف المكتب الشهرية.