ما هي الأخبار
- التقرير هو مستند مكتوب لأغراض محددة ويتم تقديم سلسلة من المعلومات أو الأدلة المحددة من خلال التقرير.
- يتم عرض المعلومات الواردة في التقرير بشكل واضح ومنظم وهذه المعلومات مقسمة إلى عدة أقسام والهدف هو تسهيل قراءة التقرير وتحقيق النتيجة المرجوة.
نصائح لكتابة رسالة
هناك بعض النصائح التي يجب عليك اتباعها قبل البدء في كتابة تقريرك وهذه النصائح هي:
1- الغرض من كتابة المحضر
- إذا تم تكليفك بكتابة تقرير وتسليمه إلى مدير المدرسة أو رئيسك في الجامعة ، أو تم تكليفك بكتابة تقرير لأي غرض آخر ، فيجب عليك تحديد الغرض من كتابة هذا التقرير ، فهذه هي الطريقة أنت تحدد الجمهور المستهدف الذي سيقرأها.
- بعد اختيار جمهورك ، ستتمكن من كتابة جميع المعلومات المطلوبة في هذه الرسالة بدقة لأنك تعرف من هو المقصود بها.
2- وصول عام إلى التقرير
اكتب رسالتك من أعلى إلى أسفل لتنظيم أفكارك. عند بدء الكتابة ، اتبع هذه الخطوات بالترتيب المذكور:
- ابدأ بكتابة الخطوط العريضة للقسم.
- ثم اكتب الخطوط العريضة للفروع.
- اكتب كل فقرة في عدة نقاط أو جمل.
- أثناء مرحلة كتابة مخطط الفقرة ، فكر أيضًا في الرسوم البيانية التي يمكن أن تكون جزءًا من التقرير.
3 – نقاط لإنشاء تقرير جيد
- عندما تحتوي الرسالة على شيء جديد ، يمكنك التعلم.
- إذا أعطاك التقرير مهارة معينة يمكنك استخدامها في العمل.
- تحليل الرسالة للأحداث المتعلقة بمشكلة معينة.
- عند استخدام أي مصادر في تقرير ، يجب أن تكون هذه المصادر جزءًا من التقرير.
4- تجميع التقرير
يمكن عرض الرسالة بهذا الهيكل أو التنسيق ، ولكن يمكنك أيضًا تغيير هذا الهيكل كما تريد ، فهذه مجرد قواعد عامة:
- العنوان: يجب أن يكون شيقًا وجذابًا ويجب أن يحتوي على فكرة الرسالة أو ما تدور حوله.
- الملخص: ويتكون من فقرتين يتم من خلالها تقديم ملخص للتقرير.
- مقدمة: يتضمن التقرير أحيانًا مقدمة تحدد الموضوع أو المشكلة التي سيناقشها التقرير.
- المعلومات الأساسية سوف تجد في التقرير.
- الجزء المنهجي الذي يحتوي على موجز وعدد من المفاهيم مع النتائج المحققة والاستنتاجات والتوصيات.
5 مراحل لكتابة التقرير
- المرحلة الأولى هي فهم التقرير نفسه ، أي فهم الغرض من كتابة هذا التقرير.
- ثم تأتي مرحلة جمع البيانات والمعلومات المتعلقة بموضوع التقرير ، وتعتمد جودة هذه المعلومات على جودة التقرير الذي تكتبه والغرض منه. يمكنك قراءة بعض الموارد لمساعدتك في كتابة التقرير الخاص بك.
- تنظيم وترتيب جميع الأفكار عن طريق وضع تلك الأفكار في شكل تسلسلي.
- حلل هذه الأفكار.
- ثم ابدأ في كتابة رسالتك.
أهمية كتابة تقارير الأعمال
- الأوراق الزمنية هي مجموعة من المستندات التي تُظهر حالة المؤسسة وتعمل كمرجع لكل موظف جديد في الشركة.
- تعد الجداول الزمنية واحدة من أفضل وسائل الاتصال بين المدير والعاملين لأنه يمكنه تتبعهم جميعًا من خلال هذه الجداول الزمنية.
- هذه التقارير هي الوسيلة التي يمكن من خلالها كتابة أي اقتراحات محددة لموظف معين.
- من خلال هذه التقارير ، يتم تسليط الضوء على جميع المزالق والعيوب في العمل ، مما أدى إلى فرصة للتقدم في هذه المؤسسة.
- إذا كنت ترغب في تعيين سلسلة من الأهداف الإستراتيجية ، فلا يمكن تنفيذ هذه الخطوة إلا أثناء تقديم التقارير التي تُظهر حالة الموظفين والمديرين.
نموذج لكتابة تقرير الموظف
في بعض الأحيان تحتاج المؤسسة إلى نموذج لكتابة تقرير عن موظف ، وقد يكون هذا التقرير ناتجًا عن موظف ، أو يتم كتابة تقرير بانتظام لجميع الموظفين ولأغراض أخرى ، وهذا هو النموذج:
- يبدأ التقرير بتحية القارئ ، ثم كتابة الغرض من كتابة هذا التقرير ، مع بيان اسم ووظيفة هذا العامل والمنظمة التي يعمل بها.
- في حالة إرسال هذا التقرير إلى المدير ، يجب أن يتضمن التقرير اسم المدير ، جنبًا إلى جنب مع تاريخ بدء الموظف وطول الوقت الذي كان يعمل فيه في المؤسسة.
- ثم يتم إدخال محتوى الرسالة ، وإذا كانت الرسالة إيجابية أو سلبية ، فيجب استخدام العبارات المناسبة وغير العدوانية.
- يتم إرفاق السجلات بالتقرير ، إذا كان تقريرًا سلبيًا بسبب غياب الموظف وتكراره ، نقوم بإرفاق أوراق الحضور بالتقرير ، وإذا كان التقرير إيجابيًا ، فنحن نرفق تقييمات العملاء الإيجابية عن الموظف.
- ثم نكتب تحية ختامية للقارئ ونوضح سبب كتابة هذه الرسالة.
- نتحقق من المراجعة للتأكد من خلوها من الأخطاء الإملائية وللتأكد من أنها مفهومة وليست غامضة.
تعريف تقرير العمل
- تقرير العمل هو تقرير يحتوي على سلسلة من البيانات والمعلومات التي تم تلخيصها في نقاط.
- هناك منظمات تطلب تقارير وظيفية شفهية ، بينما تطلب منظمات أخرى هذا التقرير بشكل مكتوب ، وهذه الصورة هي الأفضل والأكثر احترافية.
- عند كتابة رسائل العمل ، سيكون من السهل إيصال الغرض منها من خلال رابط يتضمن كل هذه الرسائل التي يمكن الرجوع إليها في أي وقت لاحقًا.
أهمية كتابة تقرير وظيفي
- تعتبر الجداول الزمنية مهمة للغاية لأنها توثق جهود الموظفين داخل الشركة.
- إذا لم يتم توثيق جهود الموظف من خلال هذه التقارير ، فسيشعر الموظفون أن وقتهم يضيع.
- تعد الجداول الزمنية أهم حلقة وصل بين الموظفين وأصحاب العمل ، ومن خلالها يتعرفون على جهود الموظفين في شكل أرقام وإحصاءات.
نموذج لكتابة تقرير وظيفي
- تتمثل الخطوة الأولى في تحديد الغرض من هذه الرسالة ثم تحديد المدير أو القارئ الذي سيتم إرسال هذه الرسالة إليه.
- نحدد المعلومات التي سيتم تضمينها في التقرير ثم نلخصها.
- نكتب الأفكار الرئيسية بترتيبها المنطقي ويجب أن يكون التقرير شاملاً بجميع المعلومات.
- وبعض ما ورد في التقرير يمكن الاستدلال عليه من الأدلة.
- أخيرًا ، يتم كتابة تحية للقارئ ويتم فحص الرسالة للتأكد من عدم وجود أخطاء إملائية.
نموذج متابعة تقدم العمل اليومي
تطلب بعض المنظمات من الموارد البشرية كتابة تقارير يومية للمساعدة في تحديد كيفية تقدم العمل في المنشأة. لكتابة هذه الرسالة ، يجب اتباع ما يلي:
- يجب أن يتضمن هذا التقرير اسم الموظف ومنصبه.
- يتم كتابة ما إذا كان هذا الموظف يقوم بعمله أم لا ، موضحًا ما إذا كان يضيف شيئًا جديدًا إلى الوظيفة أو يعمل بطريقة تقليدية.
- نحن نكتب لغرض تقرير ، لتوضيح الإيجابيات والسلبيات الموجودة مع هذا الموظف.
- يجب أن تكون هذه الرسالة قصيرة وبسيطة.
اكتب تقريرًا عن موظف سيئ
- يتم كتابة تقرير عن موظف سيئ بنفس شكل تقرير مكتوب عن موظف عادي ، ويكون الاختلاف في المحتوى مع وجود دليل على أن الموظف يثبت هذه السلبيات.
- والنقطة المهمة هي إخبار الموظف بهذا التقرير السيئ الذي كتب عنه وإعلامه به ، لأنه من حقه الدفاع عن نفسه.
أهمية الدقة في كتابة التقارير
- يجب كتابة التقرير بشكل احترافي ، حيث يجب مراعاة تقسيم الفقرات في التقرير مع مراعاة علامات الترقيم في مواضعها الصحيحة.
- من ناحية أخرى ، يجب أن يركز محتوى التقرير على الغرض الرئيسي الذي كتب من أجله حتى يكون التقرير واضحًا وقادرًا على نقل فكرته الرئيسية.
- نظرًا لأهمية الدقة في كتابة التقارير ، ظهرت مؤخرًا وظيفة متخصصة في كتابة التقارير فقط.
في نهاية هذا المقال تحدثت عن نموذج كتابة تقرير موظف ، مع ذكر كيفية كتابة التقرير ، وأهم النقاط التي يجب أن يحتوي عليها ، وأهمية التقرير في المؤسسات.